Który sposób prowadzenia dokumentacji wybrać, plik cyfrowy czy ewidencja czasu pracy?
Wielu przedsiębiorców zastanawia się czy wystarczy, by gromadzili jedynie pliki cyfrowe, wydruki z tachografu lub wykresówki. Czy może lepiej byłoby gdyby prowadzili pełną dokumentację, prowadząc miesięczną kartę ewidencji czasu pracy. Art. 25. ustawy o czasie pracy kierowców przewiduje kilka sposobów prowadzenia ewidencji. Przedsiębiorca może to robić „w formie:
1) zapisów na wykresówkach;
2) wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
3) plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
4) innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub
5) rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1–4.
1a. W stosunku do pracowników objętych zadaniowym czasem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub ryczałt za porę nocną, nie ewidencjonuje się godzin pracy.
1b. Pracodawcy, którzy prowadzą ewidencję w formie wskazanej w ust. 1, lub których dotyczy ust. 1a, zobowiązani są do prowadzenia indywidualnych kart ewidencji nieobecności pracownika w pracy z podziałem na rodzaj i wymiar.
2. Ewidencję czasu pracy, o której mowa w ust. 1, pracodawca:
1) udostępnia kierowcy na jego wniosek;
2) przechowuje przez okres 3 lat po zakończeniu okresu nią objętego.”
Kiedy pojawia się problem z ewidencją cyfrową?
Problem z ewidencją cyfrową pojawia się wtedy, gdy kontrola lub postępowanie sądowe toczące się z powództwa pracownika stawia zadanie wyliczenie i przedstawienie odpowiednich danych dotyczących liczby godzin nadliczbowych i tych przepracowanych w porze nocnej. Niestety, ale danych tych nie znajdziemy w pliku cyfrowym, ani tarczy tachografu. Aby te dane zdobyć niezbędna będzie analiza i przeliczenie godzin. Dlatego najzwyczajniej prowadzenie pełnej dokumentacji czasu pracy kierowcy jest pewniejsze w każdej sytuacji.
