Największym problemem przedsiębiorstw transportowych to niezmiennie czas pracy kierowców. Często, pomimo przestrzegania przepisów, są one karane w wyniku błędnie wykonanych zapisów na karcie kierowcy bądź wykresówce.
Jak wiadomo przez tachograf rejestrowany jest czas prowadzenia pojazdu, odpoczynków i przerw. Nie jest on jednak w stanie zapisać czynności, które wykonywane są poza pojazdem, w związku z czym kierowca musi dokonywać ręcznych wpisów związanych na przykład z załadunkiem bądź rozładunkiem, czy gromadzeniem niezbędnej dokumentacji (na przykład podczas przeprawy promowej).
Oto podstawowe zasady dokonywania wpisów ręcznych:
- Aby dokonać manualnego wpisu należy włożyć kartę do tachografu, gdyż to za jego pomocą są zapisywane wszystkie aktywności.
- Przed przystąpieniem do wpisywania danych należy przygotować sobie wszystkie niezbędne informacje, które chcemy wprowadzić, m.in. daty i godziny rozpoczęcia bądź zakończenia aktywności oraz jej rodzaje. Jest to bardzo ważne, ponieważ jeśli będziemy się zbyt długo zastanawiać nad wpisem, tachograf może powrócić do normalnego ekranu i nie zapisać wcześniej dokonanych wpisów w pamięci, wówczas całą czynność trzeba będzie powtórzyć.
- Należy zwrócić uwagę na czas, jaki jest podawany podczas określania godzin. Tachografy, które nie posiadają możliwości wyboru czasu posługują się UTC – uniwersalnym czasem skoordynowanym, który różni się od środkowoeuropejskiego o jedną godzinę zimą i o dwie latem. Kierowca powinien wówczas przeliczyć czas lokalny na UTC. Jeśli jest dostępna w tachografie opcja wyboru – należy z niej skorzystać.
- Przy wyborze tachografu warto zwrócić uwagę, czy posiada on funkcję wyświetlania początku i zakończenia wprowadzanej aktywności, która zależna jest od wyjęcia karty z tachografu bądź jej ponownego włożenia.
- Bardzo ważnym jest fakt wielkości pamięci, jaką posiada tachograf, czyli jaką liczbę czynności można wpisać. Należy zwrócić na to uwagę zapoznając się z instrukcją tachografu. Może bowiem dojść do sytuacji, że podczas dnia pracy kierowca miał wiele krótkich przerw i pracy na zmianę, których ilość nie mieści się w pamięci tachografu. W takim przypadku należy zrezygnować z wpisywania najkrótszych przerw.
- Jeśli kierowca wpisze już wszystkie okresy aktywności, musi potwierdzić ich wprowadzenie. Ma jednak możliwość ich weryfikacji poprzez edytowanie zapisanych informacji. Kiedy jest pewny wszystkich danych zapisuje je w pamięci tachografu.
Przewoźnik powinien pamiętać, aby każdego ze swoich kierowców wyposażyć w instrukcję, w której zawarty jest opis wprowadzania zapisów manualnych. Należy upewnić się, że kierowca wie, w jaki sposób dokonać ręcznego wpisywania danych. Pozwoli to uniknąć problemów zarówno jednej jak i drugiej stronie.
