Dłużnik firmy? Jak odzyskać swoje pieniądze.
Opieszali kontrahenci byli, są i chyba będą największą bolączką polskich przewoźników. Jedni nie płacą na czas za usługi transportowe w sposób świadomy, inni robią to nieumyślnie w natłoku pracy (choć tych drugich jest rzecz jasna zdecydowanie mniej). Zaległości w płatnościach mogą niestety prowadzić do stopniowej utraty płynności finansowej i w konsekwencji nawet do bankructwa firmy transportowej. Istnieje na szczęście kilka sposobów na wyegzekwowanie należności. Jak zatem skutecznie odzyskać długi?
Zaległości w płatnościach = utrata płynności finansowej
Branża transportowa jest specyficzna jeśli chodzi o terminy płatności. W tej gałęzi gospodarki okres oczekiwania na pieniądze za przewóz wynosi nawet 90 dni. Niestety w wielu przypadkach i te terminy są mocno przekraczane. W momencie, gdy kontrahent mocno opóźnia się z zapłatą, przewoźnik popada w coraz większe długi względem swoich pracowników, innych partnerów biznesowych i instytucji finansowych. Niejedna firma musiała zamknąć swoją działalność właśnie z tego powodu. Nie można zatem dopuścić do utraty płynności finansowej i od samego początku współpracy z danym załadowcą warto zadbać o swoje interesy.
Weryfikacja to rzecz podstawowa
Może dla niektórych zabrzmi to dość banalnie, ale podstawową kwestią służącą bezpiecznym interesom w transporcie jest właściwa weryfikacja kontrahenta. Mowa tu o tzw. „staranności kupieckiej”, która polega na bieżącej i systematycznej kontroli partnera przed podjęciem zlecenia. Do podstawowych zadań powinna zatem należeć weryfikacja podstawowych dokumentów firmy, zdobycie możliwie jak najwięcej informacje o doświadczeniu i reputacji danego zleceniodawcy u innych podmiotów oraz w Internecie, a także sprawdzenie sytuacji ekonomicznej, ewentualnego zadłużenia i wypłacalności danego przedsiębiorstwa w dostępnych wywiadowniach gospodarczych.
Pomocne mogą być w tym względzie także giełdy transportowe, z których przewoźnicy w większości na co dzień korzystają. Administratorzy dużych i znanych giełd dbają o bezpieczne interesy swoich klientów, dlatego też skrupulatnie sprawdzają firmy przed włączeniem ich do systemu oraz udostępniają szereg narzędzi pomocnych w ocenie potencjalnych partnerów. Niektóre giełdy pozwalają na akces wyłącznie przedsiębiorstwom, które działają na rynku co najmniej od 6 miesięcy, inne posiadają panel ocen i komentarzy użytkowników, rating finansowy umożliwiający sprawdzenie wiarygodności finansowej kontrahentów, serwisy reklamacji płatności czy też po prostu blokują dostęp do giełdy jeśli któryś użytkownik nie wywiązuje się z zawartych umów. Im zatem rozleglejsza sieć bezpieczeństwa w danej giełdzie i im więcej etapów kontrolnych, tym większa pewność owocnej współpracy.
Weryfikacja w różnych, niezależnych źródłach wspiera bezpieczeństwo transakcji i w wielu przypadkach zabezpiecza przed ewentualnymi nieuczciwymi partnerami.
Monitoring płatności
Niektórzy przewoźnicy podczas codziennej pracy stawiają także na zarządzanie należnościami w przedsiębiorstwie. Zarządzanie to polega na monitoringu płatności i natychmiastowym reagowaniu nawet na najkrótsze okresy przedawnienia faktur. System pozwala poinformować kontrahenta o zbliżającym się terminie zapłaty lub o ewentualnej zwłoce w uregulowaniu zobowiązań wynikających z umowy. Mimo tego, że wdrożenie systemu monitoringu należności nie należy do tanich, w firmach które z niego korzystają widać znaczną poprawę płynności finansowej. Oczywiście system ten najlepiej sprawdza się w przypadku osób, które dopuszczają się przeoczenia terminu w natłoku codziennych obowiązków; na tych którzy umyślnie wydłużają terminy płatności raczej nie podziała.
Windykacja polubowna
Jeśli zatem po zawarciu współpracy okaże się, że kontrahent nie płaci świadomie, przewoźnik musi podjąć stosowne kroki aby odzyskać swoje należności. W przypadku, gdy przewoźnikowi zależy na dalszej współpracy z dłużnikiem i chce zachować z nim dobre relacje, może on podjąć się windykacji polubownej (miękkiej). Działania te polegają najczęściej na kontakcie telefonicznym lub mailowym, mającym na celu przekonanie partnera do zapłaty należności. Można również wysłać przedsądowe wezwanie do zapłaty za pośrednictwem poczty tradycyjnej (za potwierdzeniem nadania i odbioru). Niektóre firmy w ramach windykacji polubownej spotykają się także osobiście z dłużnikiem lub próbują mediacji (nierzadko korzystają wówczas z pomocy osób trzecich).
Pomoc profesjonalnych firm
Jeśli rozmowy, negocjacje i mediacje nie przyniosą zamierzonego skutku można oddać swoją sprawę do zewnętrznej firmy windykacyjnej. Najlepiej by była to firma specjalizująca się w prawie transportowym. Profesjonalne firmy windykacyjne w wielu przypadkach są w stanie odzyskać należności bez udziału sądu lub mogą wykupić dług i uwolnić przewoźnika od problemów. Warto udać się do takiej firmy już 3-4 miesiące po terminie płatności. Im szybsza reakcja, tym skuteczniejsze dochodzenie swoich praw a to oczywiście wpływa na odzyskanie płynności finansowej. Trzeba jednak pamiętać o tym, że koszty takich operacji są niekiedy bardzo wysokie.
Innym skutecznym sposobem, oprócz usług tradycyjnych biur prawnych, jest skorzystanie z pomocy wewnętrznego działu inkasso, działającego przy niektórych giełdach transportowych. Niezależny dział prawny wspiera klientów w pozasądowym egzekwowaniu płatności oraz umożliwia odzyskiwanie wierzytelności szybko i skutecznie (również z innych państw). Co ważne opłata za windykację jest znacznie niższa niż w przypadku firm zewnętrznych – pobierana jest jedynie opłata manipulacyjna. Taki serwis w ofercie giełdy transportowej czyni ją jeszcze bardziej bezpieczną.
Rejestry dłużników
Można także zgłosić dłużnika na tzw. czarną listę, tj. do rejestru dłużników prowadzonego przez którąś z wywiadowni gospodarczych, w tym Krajowego Rejestru Długów, Rejestru Dłużników ERIF, Krajowego Biura Informacji Gospodarczej, czy InfoMonitora. Taki niekorzystny wpis powoduje zmniejszenie wiarygodności danego kontrahenta, zachwianie jego pozycji na rynku oraz zmniejszenie jego zdolności kredytowej. Często już samo poinformowanie partnera przez wierzyciela o wszczęciu procedury wpisu na listę dłużników powoduje zaprzestanie uchylania się przez niego od odpowiedzialności.
Windykacja twarda
Jeśli mimo wszelkich polubownych starań (mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu) kontrahent nadal nie zamierza płacić, należy rozważyć skierowanie sprawy do sądu. Warto pamiętać o tym, że roszczenia o zapłatę z tytułu umowy przewozu przedawniają się dosyć szybko bo zaledwie z upływem roku. Należy się zatem pospieszyć, gdyż gros dłużników specjalnie odwleka terminy spłaty licząc właśnie na przedawnienie. Postępowanie przed sądem uznaje się za tzw. „twardą windykację”. Jeśli sąd uzna roszczenie (nie będzie budziło żadnych wątpliwości materialnych i formalnych) powód otrzyma wyrok lub nakaz zapłaty pieniężnej opatrzony klauzulą wykonalności. Jeśli rozprawa zakończy się pomyślnie wierzyciel musi zgłosić się do komornika sądowego o dokonanie egzekucji z majątku dłużnika (a nawet członków spółki).
Podsumowując
Przewoźnicy bardzo często borykają się z problemem ściągania należności za przewóz. Nierzetelni kontrahenci to bowiem codzienność w branży transportowej. Nie ma oczywiście skutecznego środka na odzyskanie długów, ale istnieją sposoby na efektywną walkę z dłużnikami. Przewoźnicy powinni przede wszystkim starannie wybierać firmy zlecające im transport i dołożyć wszelkich starań aby dokładnie sprawdzić swojego przyszłego kooperanta. Jeśli mimo to po zawarciu umowy okaże się, że trafiliśmy na opieszałego klienta, warto spróbować miękkiej windykacji lub mediacji, można też skorzystać ze wsparcia niezależnych działów prawnych lub firm windykacyjnych oraz umieścić dłużnika na specjalnej liście w bankach informacji. Jeśli to jednak nie pomoże, zdecydowanie należy szukać pomocy przed sądem, pamiętając o tym że roszczenia o zapłatę z tytułu umowy przewozu przedawniają się po 12 miesiącach od upływu terminu płatności. Dochodzenie roszczeń w postępowaniu sądowym jest możliwe po wyczerpaniu drogi reklamacji lub bezskutecznym wezwaniu do zapłaty.
