Karty flotowe pełnią na rynku przewozów rolę dość znaczną. Są to bowiem narzędzia, które pomagają w optymalizacji biznesu transportowego, usprawniają zarządzanie flotą oraz ułatwiają życie kierowcom. W Polsce dostępne są różnorodne karty o różnych parametrach. Przed dokonaniem wyboru konkretnego produktu warto zapoznać się z dokładnie z jego specyfiką.
Jak zatem znaleźć kartę najlepiej odpowiadającą naszym potrzebom?
Kompleksowe usługi dla przewoźników
Karty paliwowe to przede wszystkim narzędzia, które pozwalają na dokonywanie bezgotówkowych opłat za zakupy i usługi oraz rozliczanie opłat drogowych w całej Europie (we wszystkich działających systemach). Umożliwia to całkowitą rezygnację z gotówki podczas tankowania transportu ciężarowego i autobusów. Karty flotowe gwarantują też atrakcyjne rabaty na paliwo, pozwalają na stałą kontrolę kosztów, oszczędność czasu oraz proste rozliczenia. W większości mają one międzynarodowy zasięg, umożliwiają odzyskanie podatku VAT z transakcji zagranicznych oraz dokonywanie opłat w punktach odprawy celnej.
Aby dokonać właściwego wyboru karty potrzebna jest szczegółowa analiza biznesowa, którą powinien dokonać dostawca danego produktu oraz właściciel przedsiębiorstwa przewozowego. Różne firmy transportowe mają bowiem różne (często indywidualne) zapotrzebowania. Dużo w tym względzie zależy od zasięgu prowadzonej działalności (zasięg krajowy lub międzynarodowy) oraz wielkości floty. Jeśli pojazdy często przekraczają granice państw, posiadacze kart powinni mieć możliwość opłacenia przejazdów zarówno za autostrady i drogi ekspresowe, jak i za mosty, tunele, promy, przewóz kolejowy samochodów, strzeżone parkingi, autoryzowane myjnie a nawet mandaty drogowe.
Różne systemy odzyskiwania podatku VAT
W przypadku tras międzynarodowych warto też współpracować z takim operatorem kart, który przejmuje wszystkie procesy administracyjne związane z odzyskaniem VAT i akcyzy z transakcji zagranicznych. Pozwoli to na poprawę płynności finansowej w firmie transportowej. Dostawcy kart umożliwiają zarówno fakturowanie netto (faktury otrzymuje się na bieżąco pomniejszone o podatek), jak i odzyskiwanie w trybie standardowym. Faktury sporządzane są zgodnie z wymogami poszczególnych urzędów fiskalnych krajów Wspólnoty oraz innych państw umożliwiających zwrot VAT.
Aplikacja mobilna
Dodatkowym parametrem ułatwiającym korzystanie z karty jest także związana z nią mobilna aplikacja. Pozwala ona kierowcy na szybkie zlokalizowanie stacji paliw oraz sprawdzenie obowiązujących na nich cen. Aplikacja mobilna zapewnia zatem kontrolę wydatków, oszczędność czasu i pieniędzy. Poprzez aplikację mobilną każdy użytkownik może również sam zablokować kartę w przypadku zagubienia lub kradzieży a także doładować kartę w prosty i szybki sposób.
Naprawy serwisowe, pomoc drogowa
Przewoźnicy powinni też zwrócić uwagę na możliwość skorzystania z pomocy drogowej i stacji serwisowych w przypadku awarii pojazdu na drodze. Gros dostawców kart oferuje właśnie taką usługę o dowolnej porze dnia i umożliwia płatność za nią właśnie kartą paliwową.
Raporty i analizy
Bardzo pomocnym narzędziem są także usługi online, umożliwiające lepsze zarządzanie kartami. Dzięki nim możliwe są rejestry tankowań w czasie rzeczywistym (przez całą dobę), rejestry opłat drogowych oraz zakupów i płatności za usługi, raporty, które mogą być integrowane z różnymi systemami zarządzania flotą, ostrzeżenia o dokonaniu nieplanowanych transakcji, pobieranie faktur w wersji elektronicznej ze strony www, analiza cen całej floty, drukowanie map i planowanie tras z uwzględnieniem parametrów pojazdu.
Za pomocą usługi online można też ustawić specjalne alerty – jeśli kierowca nie będzie postępował według zaleceń, spedytor lub menager floty otrzyma zawiadomienia e-mailem lun SMS-em.
Niektórzy dostawcy umożliwiają także podgląd wideo tankujących kierowców oraz system weryfikacji numerów rejestracyjnych pojazdu z numerem przypisanym do karty przed każdym tankowaniem.
Limity wydatków i szeroki zasięg
Klienci posiadający kartę w wielu przypadkach mogą także określić limity wydatków paliwowych i produktowych na kartę, wynikające z potrzeb zakupowych (dla poszczególnych kart lub wszystkich jednocześnie). Mogą być one dobowe, tygodniowe i miesięczne (na kartę, kraj, stację, firmę) lub do wyczerpania ustalonej kwoty. Limity te pozwalają na wykrywanie nieprawidłowości a przez to na zwiększenie bezpieczeństwa. Karty mogą być także personalizowane.
Warto też by karta miała szeroki zasięg – była akceptowana na wielu stacjach paliw i warsztatów w całej Europie oraz wszędzie tam, gdzie dociera transport europejski.
Usługi dodatkowe
Karty flotowe zapewniają kompleksowe usługi dla przewoźników i firm zajmujących się transportem krajowym i międzynarodowym. Niektórzy z dostawców kart flotowych oferują także dodatkowe usługi prawne, ubezpieczeniowe, spedycyjne a także doradztwo na różnych płaszczyznach prowadzenia biznesu transportowego.
Podsumowując
Przy wyborze karty flotowej powinniśmy pamiętać, że zakres dostępnych usług i produktów zależny jest od rodzaju karty, na którą się zdecydujemy. Warto zadbać o to, aby zakres ten był jak najpełniejszy. Dobrze też, gdy klient ma dostęp do serwisu internetowego i usług online oraz profesjonalnego doradcy (najlepiej aby Call Centre czynne było całą dobę). Bezpłatne wydanie i wymiana karty oraz bieżąca obsługa będzie dodatkowym atutem. Niestety w wielu przypadkach koszty te są zmienne, w zależności od liczby zamawianych kart i rodzaju wybranych usług. Warto też pamiętać, że karty paliwowe występują w trzech wariantach: kredytowym, przedpłaconym i gotówkowym. Każdy użytkownik może zatem dopasować indywidualnie kartę do swoich potrzeb i możliwości.
Informacja za: www.shell.pl, www.ariscard.com/pl, www.dkv-euroservice.com/pl/, www.uta.pl, www.lotos.pl, www.bp.com/pl, www.statoil.pl
