Podstawowe kwestie związane z podatkiem VAT, a kartami paliwowymi
Karty paliwowe to bardzo przydatne narzędzia w firmach transportowych (szczególnie tych dysponujących dużą ilością aut). Karty te znacznie ułatwiają zarządzanie flotą, umożliwiają tańsze i szybkie tankowanie oraz eliminują potrzebę rozliczania gotówkowego. Dodatkowo od transakcji tych można odliczyć podatek VAT.
Czy jednak zawsze wszystko odbywa się bez problemu? A co w przypadku, gdy świadczący usługi nie posiada siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce?
Zalety posiadania karty flotowej
Karty flotowe przynoszą firmie szereg wymiernych korzyści. Oprócz samej karty (dedykowanej przede wszystkim dla kierowcy) klient otrzymuje także internetowy system do zarządzania online. Dzięki temu fleet menager (administrator floty) ma całe spectrum możliwości. Do głównych funkcjonalności w ramach tych platform można zaliczyć:
- możliwość zarządzania kosztami paliwowymi (przez całą dobę),
- możliwość prowadzenia szybkiej, stałej, bieżącej i bezpiecznej kontroli wszelkich transakcji,
- możliwość zestawiania raportów z transakcji,
- wzgląd w faktury za zakup paliw i usług na stacjach benzynowych,
- kontrolę nad pracownikami posługującymi się kartami paliwowymi,
- możliwość wykrycia nieprawidłowości w eksploatowaniu pojazdów,
- zamawianie oraz blokowanie kart,
- dysponowanie limitami zakupów,
- kompatybilność danych dostępnych w bazach operatorów kart z programami księgowymi,
- filtrowanie i sortowanie danych według różnych kryteriów,
- wsparcie logistyczne w postaci planowania tras, kalkulowania opłat drogowych, wyszukiwania najtańszych stacji paliw i warsztatów.
Przede wszystkim uproszczona administracja
Oprócz wyżej wymienionych korzyści , posiadanie karty paliwowej to także (a może przede wszystkim) zyski związane z uproszczoną administracją. Przedsiębiorstwo otrzymuje bowiem zazwyczaj raz lub dwa razy w miesiącu zbiorcze faktury (najczęściej z odroczonym terminem płatności). W ten sposób eliminuje się zbędną biurokrację, a kierowców nie naraża się na niebezpieczeństwo przewożenia dużej gotówki z przeznaczeniem na zakup paliwa.
Odliczenia VAT z tytułu wydatków finansowanych kartami paliwowymi
Dodatkowo w transakcjach łańcuchowych (a takie są w omawianym przypadku) na linii koncern paliwowy – podatnik – klient, każdemu z podmiotów przysługuje prawo do odliczenia VAT na zasadach ogólnych. Aby jednak wykluczyć ewentualne niejasności i zminimalizować ryzyko związane z zakwestionowaniem sposobu rozliczeń przez organy podatkowe, w treści zawartej umowy o kartę paliwową muszą zostać zawarte elementy wskazujące na dostawę łańcuchową.
Niestety w momencie, gdy wystawca faktur nie jest rezydentem naszego kraju, mogą pojawić się pewne problemy księgowe. Wielokrotnie bowiem zdarza się, że emitentem kart i wystawcą faktur jest firma zagraniczna, nieposiadająca siedziby ani stałego miejsca działalności w Polsce. Wówczas zgodnie z prawem mamy do czynienia z importem usług, w którym podatnikiem staje się odbiorca usługi. Podmiot zagraniczny wystawia zatem fakturę bez podatku. Polski usługobiorca będzie musiał w tym przypadku wykazać podatek należny od nabytej usługi, który przekształci się w podatek naliczony.
Podsumowując
Karty flotowe stanowią wygodne narzędzie kontroli i optymalizacji wydatków na paliwo oraz towary i usługi związane z flotą pojazdów. Są też wygodną formą finansowania zakupów ze względu na odroczenie terminów płatności. I nawet ewentualne problemy przy odliczaniu VAT-u nie powinny odstraszyć przedsiębiorców przed ciekawą i praktyczną ofertą emitentów kart.
